Artículo
El Principio de Pareto en la Administración. (Temática; Administración de Obras).
La Ley o Principio de Pareto, también conocida como
la Regla del 80/20 (ó 20/80), establece que, de forma general y para un amplio
número de fenómenos, aproximadamente el 80% de las consecuencias proviene del
20% de las causas.
Vilfredo Federico Pareto (1848-1923) fue un
ingeniero, sociólogo, economista y filósofo italiano, cuyo Principio o Ley la
desarrollo en 1895, tras darse cuenta de que 20 por ciento de la población era
dueña de 80 por ciento de la tierra. Esto lo llevó a la conclusión de que toda
la actividad económica podía aplicarse a este principio.
En el mundo empresarial, la Ley de Pareto suele
cumplirse, por ejemplo, en los campos de ventas y gastos. Así, en muchos casos
se podrá comprobar cómo el 80% de las ventas de una empresa proviene de un 20%
de sus clientes, o de un 20% de sus productos, o el 80% de sus gastos del 20%
de sus proveedores.
También se puede aplicar en logística (controlando
el 20% de los productos almacenados puede controlarse el 80% del valor de los
productos del almacén), o en ingeniería de software (el 80% de los fallos de un
software tiene su origen en un 20% del código de dicho software).
O en más casos:
·
El 20% de
los vendedores producen el 80% de las ventas.
·
El 80% de
las ventas corresponden a ventas del 20% de los productos.
·
El 80% de
los gastos de una empresa se centran en el 20% de las partidas de gastos.
·
El 80% de
las quejas de nuestros clientes recaen sobre el 20% de nuestros productos o
servicios.
·
El 80% de
nuestros nuevos clientes son captados por el 20% de nuestras campañas
publicitarias.
Así pues, la Ley de Pareto puede ser de gran
utilidad para la gestión empresarial, puesto que identificando el 20% de un
factor concreto que produzca el 80% que queremos controlar, es posible conocer
dónde es más rentable poner esfuerzos extras para conseguir un mejor resultado.
¿Cómo saber si estamos trabajando en ese 20%?
Lo más importante de la Ley de Pareto y la mejor
forma de aprovecharlo, es enfocar esfuerzos y concentración en el 20% de las
actividades y situaciones de la vida. Sin embargo, muchas veces no es tan fácil
saber si efectivamente nos estamos enfocando en dicho 20%, para lo cual he aquí
algunos consejos a tener en cuenta.
Si estás trabajando en tu 20% entonces:
·
Te
sientes bien porque estás haciendo lo que te gusta (o lo que siempre has
querido hacer) o simplemente sabes que eso contribuye al logro de tus
propósitos.
·
Estás
realizando tareas en las que puedes retrasarte pero al ser tan esenciales esto
no llega a ocurrir.
·
Delegas
tareas que no son realmente tan importantes.
De igual manera, si no estás aprovechando tu 20%
entonces ocurrirá lo siguiente:
·
Estarás
haciendo lo que otras personas quieren que hagas.
·
Estarás
haciendo cosas para las que no eres bueno.
·
Estarás
haciendo cosas que no te gusta hacer (como ir a trabajar, que por otro lado no
contribuye con tus propósitos y objetivos de vida)
·
Estarás
haciendo cosas que normalmente tomarán mucho esfuerzo y energía de tu parte.
Con un poco de esfuerzo y la aplicación de la Ley
de Pareto, podemos ahorrar un montón de energía física y emocional para
concentrarnos en cuestiones importantes que realmente enriquezcan nuestra vida.
Finalmente, algo importante a tener en cuenta es
que la Ley de Pareto también funciona al revés, de modo inverso. Así como el
20% de tus clientes generan el 80% de tus ingresos, el 80% restantes de tus
clientes supondrán tan sólo el 20% de tus ingresos.
El 20% de tus ingresos será el resultado del 80% de
tu esfuerzo, por lo que es importante que te replantees la manera como
optimizas estas cuestiones para que de esa forma tus esfuerzos disminuyan.
El 80% de las personas te reportan el 20% de
beneficios, por lo que ten cuidado con quien te rodeas, y pasa más tiempo con
el 20% verdaderamente importante.
Piensa en las cosas que tienes que hacer
Con este principio en mente, cambia la forma en la
que haces tus listas de pendientes. Por lo general, estas listas consisten en
cosas simples que pueden no ser las más importantes o las que deberías estar
haciendo. Tus listas deberían reflejar tus prioridades, tomando en cuenta si el
esfuerzo que implican vale la pena.
Para sacar el mayor provecho a este principio que
te ayudará a manejar mejor tu tiempo, empieza priorizando lo que necesitas
hacer basándote en la cantidad de esfuerzo que implica. Enumera las tareas en
una lista del 1 al 10, siendo 1 la que menor esfuerzo requiera. Luego,
considera los resultados positivos potenciales de estas cosas. Etiquétalos del
1 al 10, siendo 10 el que tiene mayor impacto.
Con esto descifrado, el siguiente paso es crear un
nuevo orden de tareas en tu lista. Divide la cantidad de esfuerzo entre los
resultados potenciales. Esto te dará el orden de prioridades que necesitas para
administrar tu tiempo de manera más efectiva, aumentando tus resultados. Las
tareas que dan mejores resultados con menor esfuerzo, esas son las que deberías
terminar primero. Otras requerirán mayor esfuerzo y darán menores resultados, y
esas puede posponerse o incluso quitarse de la lista.
Evalúa todas tus actividades y objetivos
Otro enfoque es identificar ese 20 por ciento de tareas
que te dan 80 por ciento de tus resultados. Puedes lograrlo respondiendo a
estas preguntas:
¿Considero que todas mis tareas y funciones son
urgentes?
¿Estoy invirtiendo demasiado tiempo en tareas
específicas?
¿Esta tarea me ayuda a lograr mis objetivos?
¿Soy la persona mejor calificada para el trabajo?
¿O debería hacerlo alguien más?
Después de evaluar tus tareas, evalúa tus
objetivos. Ponle atención al 20 por ciento de actividades que te ayudarán a
lograr tu objetivo.
Por ejemplo, estás dentro de ese 20 por ciento si
estás trabajando en actividades que mejoren tu vida o que estén relacionadas a
tus planes a largo plazo. También estás dentro del 20 por ciento si estás
invirtiendo tiempo haciendo cosas que disfrutas y delegando las tareas para las
que no estás capacitado.
Identifica cuándo eres más productivo
Todos tenemos un momento en el que estamos más
alerta, concentrados y con energía. Algunos estamos listos para empezar el día
desde temprano, otros son más productivos por la noche.
Elimina las distracciones que más te interrumpen
Estamos rodeados de distracciones. Ya sea una
notificación, una llamada, las distracciones son inevitables. Para mejorar esta
parte se aconseja: llevar un registro de interrupciones para identificar las
que más te distraen. Luego revisa la lista y observa qué es lo que más te
interrumpe. Si los correos, las llamadas, las notificaciones, las visitas
inesperadas o el ruido ambiental son los culpables de tu distracción, encuentra
formas de deshacerte de ellos.
Dejar ir los trabajos que te hacen perder tiempo
Existen trabajos o actividades, que absorben mucho
tiempo y su remuneración o resultados son muy escasos. Identifica esas actividades
y delégalas a un personal menos calificado, posponlas o simplemente deja de
hacerlas, concentrándote en las actividades que si te generen beneficios.
En Conclusión la ley de Pareto nos puede
servir de referencia para centrarnos en lo que realmente importa, en lo que nos
puede dar mayores satisfacciones con menores esfuerzos, sin malgastar
energías y recursos en obtener pobres resultados.
Compilado
por: Ing. Julio Moncada Castillo
Créditos;